Evernote als Alternative zu Citavi? Digitales Wissensmanagement (nicht nur) für historisch arbeitende Promovierende

Früher oder später stehen wir alle vor demselben Problem: Wir haben im Rahmen unseres Promotionsprojektes sehr viel Material angesammelt, das wir nun strukturieren müssen. Die Empfehlung Nummer 1 ist dafür sicherlich Citavi. Die meisten Universitäten bieten ihren Studierenden und Wissenschaftler*innen die Vollversion kostenlos an und die Universitätsbibliotheken unterstützen mit zahlreichen Workshops und Hilfestellungen.

Wie unkompliziert die Arbeit mit Citavi wird, hängt leider vom Betriebssystem ab, mit dem Du regelmäßig arbeitest. Wenn Du wissenschaftliche*r Mitarbeiter*in bist und ein eigenes Büro hast, nutzt Du in den meisten Fällen wohl einen Rechner der Uni – und damit Windows. Falls Du diese Möglichkeit aber nicht hast oder vielleicht privat mit einem Apple-Computer arbeitest, wird es schon schwieriger: Citavi wird bisher regulär nur für Windows angeboten. Es gibt (meiner Meinung nach noch sehr umständliche) Wege, wie Du das Programm auch auf einem Macbook zum Laufen bekommst, und Citavi arbeitet seit einigen Jahren an einer Weboberfläche, um dieses Problem zu lösen. Ich stellte mir aber irgendwann die Frage, ob es nicht auch Alternativen gibt, die für mich vielleicht sogar besser geeignet sind.

Ich schreibe diesen Beitrag also in erster Linie deshalb, weil ich selbst Apple-Nutzer bin und mich voll und ganz in der Apfelwelt eingerichtet habe. Das Programm, das ich Dir heute vorstellen möchte, läuft ohne Probleme auch auf Windows, und die meisten Funktionalitäten, die ich Dir zeige, können auch dort ohne Probleme verwendet werden.

Generelles zur digitalen Arbeit in der Promotionszeit

Citavi ist in erster Linie als Literaturverwaltungsprogramm bekannt. Wenn Du damit schon einmal intensiver gearbeitet hast, wirst Du festgestellt haben, dass es viel mehr kann als nur Literatur zu organisieren. Insofern ist auch mein Vorschlag, nämlich Evernote für die Literatur- und Quellenarbeit zu nutzen, nicht nur vor dem Hintergrund einer Alternative zu einem gängigen Literaturverwaltungsprogramm zu sehen. Auch ich habe andere Programme ausprobiert, in erster Linie Mendeley oder Zotero. Mendeley hat sich in meinem Fall nicht als zielführend heraustgestellt, Zotero dagegen schon – ich verwende es zusätzlich zu Evernote. Und vieles, was ich Dir heute über Evernote erzähle, kann auf die eine oder andere Weise auch über Zotero umgestzt werden, aber für meine persönliche Art zu Arbeiten bringt mich erst das Zusammenwirken von Zotero und Evernote zum gewünschten Ergebnis.

Evernote ist also nur EIN Instrument unter einer Vielzahl unterschiedlicher Tools, die in meiner persönlichen digitalen Arbeitsroutine zusammenwirken. In diesem Beitrag werde ich nur auf Evernote eingehen. Voraussetzung für den von mir vorgeschlagenen Umgang mit Evernote ist, dass Du bereits das Material identifiziert hast, mit dem Du arbeiten möchtest. „Material“ heißt in meinem Fall: Literatur und historische Quellen. Ich greife in erster Linie auf Publikationen anderer Wissenschaftler*innen sowie auf eine Vielzahl ganz unterschiedlicher Quellentypen zurück, die teils bereits digitalisiert sind, teils aber ganz klassisch im Archiv gefunden und ausgewertet werden müssen. Evernote kommt bei mir erst zum Einsatz, wenn ich bereits Literatur oder Quellen ausgesucht, digitalisiert und durchgearbeitet habe. Dies soll noch einmal unterstreichen, warum Evernote für mich mehr Wissensmanagement  als Literaturverwaltung ist.

Was ist Evernote?

Evernote wirbt mit einem einfachen Slogan: „Bleib mühelos gut organisiert.“ Wer wünscht sich das nicht in der doch manchmal so unübersichtlichen Promotionsphase? Eine umfangreiche Beschreibung zum Unternehmen und zur angebotenen Software findest Du auf der Website von Evernote. Das Programm kann in der Basisversion kostenlos verwendet werden und verfügt über eine Premium- und eine Business-Version (Zum Tarifvergleich). Am Anfang reicht die Basisversion absolut aus. Ich nutze mittlerweile die Premiumversion für 6,99 Euro im Monat (Stand: 05.04.2020). Der Grund ist für mich einfach: Ich kann monatlich 10 GB uploaden, verfüge über eine maximale Notizgröße von 200 MB, kann sowohl auf dem Desktop als auch online auf meine Notizen zugreifen und kann das Programm auf beliebig vielen Geräten verwenden.

Vielleicht ist das Argument „Preis“ für Dich wichtig, zumal Citavi (meist über die Hochschule) kostenlos genutzt werden kann? Guter Punkt, für mich war das aber nicht ausschlaggebend. Zum einen kosten manche Streaming-Dienste, die ich in meiner Freizeit nutze, monatlich mehr Geld als Evernote, und zum anderen ist es mir wichtig, dass ich für einen guten Service und gute Software auch bezahle.

Bevor es losgehen kann

Wenn Evernote bei mir zum Einsatz kommt, ist schon viel vorher passiert. Ich habe im Idealfall bereits meine Literatur und meine Quellen identifiziert, digitalisiert und bearbeitet (relevante Informationen markiert, Gedanken notiert, Schaubilder erstellt, etc.). Für mich ist es wichtig, dass ich für jedes einzelne Dokument (ein Aufsatz, ein Buch, eine Karte, eine Urkunde,…) eine Datei auf meinem Datenträger angelegt habe. Alle meine Dateien sind im pdf-Format gespeichert und einheitlich beschriftet, Literatur beispielsweise mit Nachnamen und Jahr (z.B. „Bauer & Meier 2015“).

Wenn Du Evernote auf dem Dektop verwendest, ist es grob in drei Abschnitte unterteilt. Ganz links siehst Du eine Spalte mit Deinen Notizbüchern, die Du angelegt hast, den Schlagwörtern, die Du verwendest, und dem Papierkorb. Direkt rechts daneben ist die Spalte mit den einzelnen Notizen, die Du einem Notizbuch hinzufügen kannst. Den größten Teil des Bildschirms nehmen die Inhalte ein, die Du in den jeweiligen Notizen hinterlegst. Auf youtube findest Du zahlreiche Videos, wenn Du bei der grundsätzlichen Bedienung von Evernote Schwierigkeiten haben solltest. Generell gilt aber: Das Programm ist so einfach und übersichtlich gestaltet, dass Du Dich sehr schnell zurechtfinden wirst!

Evernote ist in der Standardansicht in drei Abschnitte unterteilt.

Evernote ist in der Standardansicht in drei Abschnitte unterteilt. (Bild: Patrick Reitinger)

Struktur ist alles

Zugegeben, man kann unheimlich viel Zeit damit verschwenden, seine Arbeitesschritte zu organisieren, und gerade die verschiedensten digitalen Tools laden förmlich dazu ein, Stunden und Tage damit zu verbringen – Zeit, die am Ende dann nicht in die inhaltliche Arbeit intensiviert wird. So sollte immer klar sein, dass Programme nur Hilfsmittel sind, die zum eigentlichen Ziel führen sollen. In den meisten Fällen ist das ein Buch (bzw., wer kummulativ promoviert, mehrere sehr gute Aufsätze). Das Wissen, das wir uns aus der Literatur und aus den Quellen anlesen, und die Gedanken, die wir uns bei der Lektüre und Auswertung machen, müssen so festgehalten werden, dass sie schnell wieder gefunden werden und im besten Fall das Endprodukt – also die fertige Ergebnispublikation – schon mitstrukturieren.

Ich habe dies so gelöst, dass ich meine Notizbücher in Evernote in vier Kategorien einteile. Mehrere Notizbücher können zu Stapel zusammengefasst werden, jeder Stapel steht für eine Kategorie. Ich verfüge über einen Stapel „Allgemein“, in dem ich verschiedenste Informationen sammle, die sich über das gesamte Projekt erstrecken (weiter unten mehr dazu). Es gibt einen Stapel „Forschungsstand“, in dem alle Literatur aufgeführt wird, die ich jemals für die Dissertation gelesen und ausgewertet habe. Dasselbe gilt für den Stapel „Methoden & Theorie“. Und, da meine „Daten“ in erster Linie unterschiedliche Quellenarten sind, gibt es noch einen Stapel „Quellen“. Diese Unterteilung entspricht wieder meiner grundsätzlichen Arbeitsorganisation (Literatur und Quellen als wesentliche Bestandteile), die ich weiter oben schon kurz skizzierte.

Mehrere Notizbücher können zu einem Stapel zusammengefasst und individuell benannt werden.

Mehrere Notizbücher können zu einem Stapel zusammengefasst und individuell benannt werden. (Foto: Patrick Reitinger)

Ein Wissenselement = eine Notiz

Jeder Stapel ist mit ganz verschiedenen Notizbüchern versehen. Im Stapel „Forschungsstand“ (analog dazu bei „Methoden & Theorie“) geht es vor allem um Texte anderer Wissenschaftler*innen. Ich habe für jeden einzelnen Text ein Notizbuch angelegt. Das Notizbuch ist so benannt, wie die Ursprungsdatei benannt ist, in der ich den Text finde (also z.B. „Bauer & Meier 2015“). In der Regel sieht ein Aufsatz bei mir nach dem Lesen so aus, dass er ganz viele Markierungen enthält, ich gelegentlich Notizen an den Rand geschrieben habe oder vielleicht einige Gedanken, Schaubilder und Querverbindungen auf einem separaten Blatt aufgemalt habe. Jede einzelne Markierung, jeder einzelne Gedanke, jedes einzelne Bild ist bei mir ein Wissenselement. Und für jedes Wissenselement wird eine Notiz angelegt.

In den allermeisten Fällen sind das Zitate. Die Notiz erhält als Titel dann die Seitenzahl, der ich das Zitat entnommen habe („S. 14“). Als Information nehme ich in der Notiz das Zitat so auf, wie ich es auch im Text dann später einbauen würde (also bereits mit Anführungszeichen, Auslassungszeichen, sic!, und was sonst noch so dazu gehört). Vorteil dieser Regel „ein Wissenselement = eine Notiz“ ist, dass ich in die jeweilige Notiz ganz unterschiedliche Formate einfügen kann. Ich kann pdfs hinzufügen, Bilder einfügen und sogar handschriftliche Notizzettel aus der analogen Welt digitalisieren. Dazu bietet Evernote für das Smartphone eine eigene App an (Scannable), mit der ganz einfach Dokumente gescannt und der Notiz hinzugefügt werden können. Gerade dann, wenn in Archiven die Digitalisierung von Material erlaubt ist, kann dies sehr helfen und viel Zeit und Geld sparen.

Jedes einzelne Wissenselement enthält eine eigene Notiz.

Jedes einzelne Wissenselement erhält eine eigene Notiz. (Foto: Patrick Reitinger)

Das Herz des Wissensmanagements: Die Verschlagwortung

Jede einzelne Notiz, also jedes einzelne Wissenselement kann mit einem Schlagwort versehen werden. Diese Funktion sollte unbedingt genutzt werden. Es hilft nicht nur, beim späteren Schreibprozess die verschiedenen Inhalte wiederzufinden, es strukturiert sogar schon bei der Literatur- und Quellenarbeit die späteren Kapitel im Buch vor. Denn die Schlagwörter, die Du auswählst, sind in der Regel solche, die dann für Deine Publikation auch eine Rolle spielen werden.

Es kann sehr sinnvoll sein, alle paar Wochen die Schlagworte zu überprüfen. Sie können jederzeit umbenannt und bearbeitet, gelöscht und neu erstellt werden. Die Notizen gehen dabei nicht verloren, sie müssen nur zur Not noch einmal neu verschlagwortet werden. Vorteil dieser Methode ist, dass Du über das Schlagwort Informationen aus ganz verschiedenen Texten und Quellen findest, und Du so über die Verschlagwortung ganze Kapitel Deiner Dissertation vorstrukturieren kannst.

Beim Anklicken eines Schlagwortes in der linken Seitenleiste erhältst Du alle Notizen, die mit dem Schlagwort verbunden sind.

Beim Anklicken eines Schlagwortes in der linken Seitenleiste erhältst Du alle Notizen, die mit dem Schlagwort verbunden sind. (Foto: Patrick Reitinger)

Nimm alles auf, was später noch wichtig werden könnte!

Gerade wenn Du am Anfang Deiner Dissertation stehst, ist es noch total schwer zu überblicken, was später einmal relevant werden wird. Selbst wenn Du denkst, dass Du über die Epoche, über das Ereignis, über die Personengruppe oder über das Thema, das Du bearbeitest, schon gut Bescheid weißt, wirst Du bei Deinem Studium immer wieder über Dinge stolpern, die Dir bisher unbekannt waren. Speichere alles, sobald es Dir über den Weg läuft! Du glaubst (noch) gar nicht, wie wertvoll es im Schreibprozess sein kann und wie sehr es Dir in einem späteren Stadium bei der Interpretation Deiner Quellen helfen kann.

Ich löse es so, dass ich im Stapel „Allgemein“ noch verschiedene Notizbücher einfüge, die wie Register funktionieren. Bei mir sind das im Moment ein Personenverzeichnis, ein Ereignisverzeichnis und ein Institutionenverzeichnis. Hier hilft Dir eine weitere Funktion von Evernote: Der Web Clipper. Diesen kannst Du bei allen gängigen Browsern hinzufügen. Er ermöglicht Dir, einzelne Informationen, größere Abschnitte oder ganze Seiten aus dem Netz direkt in Evernote zu übertragen.

Für mein Personenverzeichnis lege ich zum Beispiel bei jeder Person, die mir in einem Aufsatz oder in einem Dokument begegnet, eine Notiz mit dem Namen der Person an (kleiner Tipp: Wähle z.B. „Bauer, Johanna“, weil Evernote innerhalb eines Notizbuches Deine Notizen alphabetisch ordnen kann, dies erleichtert die Übersicht!). Anschließend gehe ich ins Netz und hole mir die dazugehörigen biographischen Daten. Ich arbeite vor allem mit der Deutschen Biographie oder dem Biographie-Portal. Sicherlich gibt es für Dein Thema auch noch thematisch einschlägigere Datenbanken, die Du heranziehen kannst. Da ich mich sehr viel mit Politiker*innen und Verwaltungsbeamten aus Bayern in der Weimarer Republik beschäftige, ist das bei mir zum Beispiel noch zusätzlich die Datenbank von Joachim Lilla zu „Staatsminister, leitende Verwaltungsbeamte und (NS-)Funktionsträger in Bayern 1918 bis 1945“.

Bei Ereignissen oder Institutionen kann auch Wikipedia helfen. Es geht hier an dieser Stelle ja nicht um eine perfekte wissenschaftliche Einordnung, sondern um ein digitales Lesezeichen, dass die genannte Person, das Ereignis oder die Institution später noch wichtig sein könnte. Und falls Du merkst, dass zum Beispiel eine Institution im Netz noch nicht gut aufbereitet ist, bekommst Du gleich einen Hinweis darauf, dass an der Stelle vielleicht noch Nachholbedarf ist. Da ich mich mit meiner Dissertation viel im Bereich der Bayerischen Landesgeschichte bewege, hilft mir bei diesem Schritt das Historische Lexikon Bayerns. Und immer dran denken: Mit dem Web Clipper kannst Du Dir die Beiträge zusammen mit den jeweiligen Quellenangaben direkt in Evernote hinterlegen.

Mit dem Web Clipper von Evernote kannst Du Informationen aus dem Netz unkompliziert in Deine Notizen integrieren.

Mit dem Web Clipper von Evernote kannst Du Informationen aus dem Netz unkompliziert in Deine Notizen integrieren. (Foto: Patrick Reitinger)

Was tun mit den Hinweisen und Ratschlägen anderer Kolleg*innen?

Wir sind ständig mit anderen Kolleg*innen in Kontakt, die uns auf die eine oder andere Art durch den Promotionsprozess begleiten. Wir stellen unser Thema auf Tagungen vor, diskutieren es im Doktorandenkolloquium, besprechen es mit unseren Betreuungspersonen oder bekommen von Archivar*innen spannende Hinweise auf Material, an das wir vielleicht noch gar nicht gedacht haben. Im Laufe der Zeit kann da sehr viel anfallen. Wohin damit?

Auch dafür bietet Evernote eine super Lösung. Ich habe in meinem Stapel „Allgemein“ noch ein Notizbuch „(Archiv-)Kontakte“ angelegt. Dort sammle ich alle Informationen, die ich in verschiedenen Kontexten sammeln konnte. Oft sind es auch einfach wichtige E-Mails, die ich in der Kommunikation mit anderen erhalten habe. Mit Deinem Evernote-Account ist auch eine eigene Evernote-E-Mail-Adresse verbunden, die Du verwenden kannst. Wenn Du in Deinem Postfach eine wichtige Nachricht hast, die Du gerne archivieren möchtest, leite sie einfach an die Evernote-Adresse weiter und die Mail landet direkt im entsprechenden Notizbuch. Veschlagworte die Nachricht und füge sie somit Deiner persönlichen Wissensdatenbank hinzu. Gerade wenn man mehrere Jahre an einem Projekt arbeitet, kann das Gold wert sein.

Auch noch wichtig: Wie oft ist es Dir schon passiert, dass Du während eines Spaziergangs oder Abends kurz vor dem Einschlafen noch einen super Einfall hattest und den noch ganz dringend aufschreiben musstest? Evernote verfügt über eine Smartphone-App, die schlicht und einfach Deine Notizen in die Hosentasche bringt. Nimm einfach Dein Smartphone zur Hand, lege Dir ein Notizbuch mit dem Titel „Allgemeine Notizen“ an und füge Deine Gedanken gleich hinzu, wenn sie entstehen. Auch hier gilt: Verbinde Deine Notizen mit Schlagworten, die Dir dann später bei der Auswertung helfen werden. Wenn Du nach einiger Zeit merkst, dass Du manche Gedanken doch nicht weiter verfolgst, kannst Du sie in den Papierkorb verschieben – oder, noch besser, in ein eigenes Notizbuch „Archiv“, denn Du weißt ja nie, ob diese Gedanken nicht doch noch einmal fruchtbar gemacht werden können.

Lege alle Deine Gedanken in Evernote ab und greife später in der Analyse auf sie zurück.

Lege alle Deine Gedanken in Evernote ab und greife später in der Analyse auf sie zurück. (Foto: Patrick Reitinger)

Fazit

Zum Schluss noch ein paar letzte Gedanken: Auch wenn mittlerweile viel dafür getan wird, dass der Promotionsprozess nicht mehr im stillen Kämmerchen durchgeführt wird, bleibt er doch ein ganz individueller Prozess, der sich für jeden von uns ganz unterschiedlich entwickelt. Dasselbe gilt auch für Deine Arbeitsweise. Ich brauchte sehr lange, bis ich für mich ein System entwickelte, und alle paar Wochen kommen mir neue Ideen. Für mich hat sich Evernote als sehr hilfreich herausgestellt, es kann aber sein, dass Du mit einer anderen Lösung viel besser zurecht kommst. Ich kann Dir nur raten, dass Du Dich frühzeitig damit beschäftigst, wie Du Dein Wissen organisieren möchtest, damit Du am Ende des Prozesses das Projekt dann auch gut abschließen kannst.

Evernote ist für mich deshalb eine gute Lösung, weil es absolut flexibel ist. Ich entscheide, wie ich es gestalte und wie es zu meinem persönlichen Wissensmanagement am besten passt. Ich kann ortsunabhängig arbeiten, bin auch unterwegs mobil und kann andere mit einbinden, wenn nötig – alle Notizbücher können jeweils für andere Personen freigegeben werden. Es ist auch eine Chat-Funktion integriert, über die Du mit anderen Dir bekannte Evernote-Nutzer*innen kommunizieren kannst. Vor allem der große Speicherplatz war für mich ein ausschlaggebendes Argument, warum ich für Evernote auch etwas Geld investieren möchte. Und Evernote kann über das Promotionsprojekt hinaus als Wissensmanagement-Tool verwendet werden, das Dich durch Deine ganze wissenschaftliche Karriere begleitet. Selbst, wenn Du einmal ein anderes Programm verwenden möchtest, geht nichts verloren: Du kannst alle Deine Notizen exportieren und aus jeder einzelnen Notiz ein pdf-Dokument machen.

In diesem Beitrag ging es vor allem um die grundsätzliche Strukturierung Deines Projektes mit Evernote. Ich arbeite selbst an der Schnittstelle von Geographie und Geschichtswissenschaften, deshalb sind meine Vorschläge in erster Linie an historisch arbeitende Wissenschaftler*innen gerichtet. Vielleicht hilft Dir der eine oder andere Tipp aber auch in Deiner Disziplin, wenn Du gegenwartsbezogen arbeitest. Evernote selbst verfügt über zahlreiche Funktionalitäten, die Dir bei Deiner Arbeit helfen können, die ich in diesem Beitrag aber gar nicht erwähnen konnte. Vielleicht folgt dafür bei Gelegenheit ein weiterer Beitrag.

Nun wünsche ich Dir aber erst einmal viel Spaß beim Ausprobieren. Wenn Du Fragen hast, melde Dich gerne über Facebook, Twitter oder per E-Mail. Und wenn Du Vorschläge hast, was es noch für Möglichkeiten gibt, freue ich mich darauf, von Dir zu hören!


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